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Frais de mission, mode d’emploi (1ère partie)

Frais de mission, mode demploi (première partie)

 

Le classeur notes de frais du consultant

Le classeur notes de frais du consultant !

Toute mission occasionne des frais, que ce soit pour se  déplacer, se restaurer, se loger, acquérir un logiciel ou un équipement spécifique

Ces dépenses sont à la charge du client bien sûr. Mais leur remboursement est soumis à des règles précises. Vincent Remazeilles, responsable de lagence RH Solutions à Toulouse, répond, ce mois-ci et le mois prochain, à vos questions sur ce sujet.

Tous les frais sont-ils remboursables ?

Oui, dès lors qu’ils sont justifiés par les impératifs de la mission. Si vous devez vous déplacer, il est logique que vos frais de déplacement, de restauration et d’hébergement soient à la charge de votre client et non à la vôtre. Le tout, bien sûr, est de rester dans les limites du raisonnable.

Si vous prenez vos quartiers dans un palace de luxe et que vous faites la tournée des restaurants gastronomiques de la région, votre donneur d’ordre risque de tiquer. Bref, tout est question de mesure. Tant que vous n’abusez pas, tout va bien.

Quand faut-il aborder la question des frais ?

Il faut le faire rapidement. Une fois que vous vous êtes mis d’accord avec votre client sur la mission à effectuer, vous pouvez attaquer le sujet. Ne repoussez pas la discussion à plus tard. Sur ce point, comme sur celui de votre rémunération ou de votre périmètre d’intervention, il faut que les choses soient claires dès le départ. Sinon, cela risque d’interférer par la suite.

Une chose est sûre, ne vous mettez pas la pression. Les entreprises qui font appel à des consultants extérieurs ont un budget alloué aux frais et, tant que ceux-ci sont justifiés, elles peuvent les rembourser.

Comment fonctionnent les remboursement de frais ?

C’est assez simple. Lorsque vous engagez des frais de votre poche, vous les comptabilisez sur l’outil de gestion mis à votre disposition par RH Solutions, puis vous transmettez vos justificatifs à votre agence. Celle-ci les vérifie, les valide… et vous rembourse.

Y a-til un plafond de dépenses à ne pas dépasser ?

Non, vis-à-vis de votre client, aucun. Tant que les frais sont justifiés et que vous avez son accord pour les engager. En revanche, selon la pratique  comptable et fiscale, les frais ne doivent pas dépasser 30 % du montant de votre salaire brut

Au-delà de ce seuil, les frais  seraient susceptibles d’ être considérés comme excessifs et réintégrés en salaire. Toutefois il convient d’insister qu’il n’existe aucune règle en la matière et normalement si les justificatifs existent, et que la part de facturation restante permet de payer le salaire, rien ne s’oppose à un dépassement.

Doit-on systématiquement garder ses justificatifs ?

Oui, c’est impératif et c’est même obligatoire ! Si vous engagez une dépense, mais que vous ne pouvez la justifier, son remboursement est impossible. Vous devez donc conserver précieusement toutes vos pièces justificatives – notes, factures, tickets – sans omettre de noter les circonstances de vos dépenses. Pour un repas au restaurant, par exemple, il faut indiquer le nombre et la qualité des personnes présentes.

Attention : pour être remboursés, vos justificatifs doivent être datés de manière cohérente. Si vous demandez le remboursement d’une note de restaurant alors que n’étiez pas en mission ce jour-là, elle ne pourra être prise en compte.

Faut-il attendre la fin de la mission pour facturer ses frais ?

Il n’y a pas de règle en la matière. Pour une mission courte, le plus simple est de facturer en fin de mission, une fois que tous les frais sont connus. Pour une mission de plusieurs mois, il est préférable de le faire régulièrement, à la fin de chaque mois.

Deuxième remarque : l’expérience montre qu’il est plus pratique d’établir une facturation séparée pour votre rémunération d’un côté et vos frais de mission de l’autre. Vous pouvez ainsi facturer vos frais, sur la base de ce qui a été réellement engagé, et non sur une prévision établie en amont. C’est plus souple et précis, notamment lorsque la mission comporte des frais imprévus.

Pour RH Solutions / Septembre 2014 – Thibault Bertrand

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