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Frais de mission, mode d’emploi (2ème partie)

Frais de mission, mode d’emploi (deuxième partie)

Toute mission occasionne des frais, que ce soit pour se déplacer, se restaurer, se loger, acquérir un logiciel ou un équipement spécifique. Dans son interview du mois dernier, Vincent Remazeilles, le responsable de l’agence RH Solutions à Toulouse, a répondu à vos questions sur le fonctionnement et la comptabilisation de ces frais de mission en portage salarial. Il clôt ce mois-ci le sujet, en passant en revue plusieurs points complémentaires utiles à connaître.

Est-ce toujours au consultant de régler les frais de mission ?

Non, pas forcément. Certains clients préfèrent les prendre directement à leur charge. C’est le cas de ceux qui gèrent leurs achats de prestations en interne ou travaillent en cheville avec une agence de voyages.

Dans ce cas, ils s’occupent de tout, réservent la chambre d’hôtel du consultant, prennent ses billets de train ou d’avion et règlent directement la facture aux prestataires. Si on vous le propose, cela peut être intéressant dans la mesure où cela vous décharge de la gestion des notes de frais et vous évite une avance d’argent.

Les frais de mission engagés à l’étranger, sont-ils remboursés ?

Oui, ils sont traités sur le même principe que ceux engagés sur le territoire français. Sauf qu’il faut effectuer au passage la conversion des dépenses en euro, lorsqu’elles sont libellées dans une autre devise.

Optimiser et gérer ses frais de déplacement

Optimiser et gérer ses frais de déplacement

Peut-on facturer ses frais de mission au forfait ?

Oui, c’est possible. Mais à deux conditions : D’abord, la mission doit avoir lieu à plus de 50 km du domicile du consultant. Ensuite, le temps de transport en commun doit être supérieur à 1h30 dans chaque sens. Dans ce cas, l’Urssaf autorise un mode de comptabilisation spécifique : l’indemnité forfaitaire de grand déplacement. Ce cadre permet de comptabiliser ses frais sur une base forfaitaire, sans qu’il soit nécessaire de fournir de justificatifs. Sur les missions longues, cette option peut simplifier la gestion des notes de frais.

Peut-on faire passer un abonnement téléphonique en frais ?

Oui, c’est possible lorsque la durée de la mission le justifie. Mais attention. Pour imputer la facture à 100 %,

Abonnement téléphonique

Abonnement téléphonique

il faut que le téléphone serve uniquement aux appels professionnels.

De ce point de vue, l’administration est intraitable. Il suffit d’un seul appel personnel, passé ou reçu depuis le téléphone, – pour que le remboursement de frais soit refusé.

En revanche, elle tolère une prise en charge du coût de l’abonnement à hauteur de 50 %, même lorsque le téléphone est utilisé à titre personnel.

Faut-il rogner sur ses frais pour remporter un marché ?

Je le déconseille vivement. Les consultants qui démarrent leur activité en portage ont parfois tendance à éluder la question des frais, de peur de perdre un client. Ils annoncent un prix global, incluant une estimation des frais de mission, serrée au maximum. Lorsque cette dernière est trop juste, ce qui est souvent le cas, ils en sont de leur poche.

Le même phénomène peut se produire lorsque la mission est courte, ou ne présente pas de difficulté particulière. Dans ce cas, certains consultants ont tendance à minorer leurs frais. Il n’y a aucune raison de le faire. Si les frais sont justifiés, ils doivent être pris en charge en conséquence.

Thibault BERTRAND, pour RH Solutions octobre 2014

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