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La Technique de la tomate pour optimiser son temps de travail

Si vous passez du temps à régler vos soucis d’organisation, comme consultant ou formateur indépendant, vous avez peut être entendu parler de la Technique Pomodoro (et bien sûr, sans voir eu assez de temps pour approfondir le sujet).

Créée en 1980 par Francesco Cirillo, c’est une méthode reconnue de « gestion et d’optimisation du temps ». Même si elle ne convient pas à tous, il est intéressant de constater aujourd’hui -avec 35 ans de recul- qu’elle s’apparente aux nouveaux concepts des cycles itératifs et aux méthodes de développement agiles.  Si vous êtes partant, elle peut se révéler terriblement efficace…

pomodoro

Est-ce que la Technique Pomodoro est faite pour vous ?

La Technique Pomodoro  est avant tout une philosophie de gestion du temps. Son but est de permettre à celui qui y fait appel de se concentrer sur son sujet tout en conservant une certaine fraicheur créative. En clair, vous parvenez à réaliser une tâche, un projet de façon plus rapide en réduisant votre fatigue mentale.

Le process est a priori simple : votre journée de travail doit être décomposée en tâches, en actions à réaliser. Pour chacune de ces tâches, vous disposez de 25 minutes de travail, suivie de 5 minutes de repos. C’est l’occasion de faire une activité (faussement) relaxante, « perdre votre temps » en surfant sur internet ou en consultant vos emails sans but précis…

Chaque période de 25 minutes est appelée un « pomodoro » (une tomate en italien). En effet, Francesco Cirillo utilisait un minuteur de cuisine en forme de tomate pour réguler son activité, d’où le nom donnée à sa méthode.

Une fois quatre “pomodoros” écoulés (soit 100 minutes de travail et 15 minutes de repos) vous avez droit à 15-20 minute de repos général. Chaque fois que vous arrivez à la fin d’un « pomodoro », vous marquez votre avancée avec une croix « X »  -tout en notant également le nombre de fois où vous avez lâché le fil de votre travail-. Le matériel se limite donc à des objets courants : un minuteur, un papier, un crayon…

En quoi cette méthode peut elle vous être utile?

Selon le site officiel, l’efficacité de la méthode serait  liée aux arrêts fréquents qui maintiendraient le cerveau en alerte et concentré. Avec une mise en place simple, la méthode donne rapidement des résultats : « au bout de deux jours, vous constaterez sans doute des améliorations dans votre façon de travail, même si la véritable expertise vient seulement après une ou deux semaines de pratiques ».

Des études récentes sur la psychologie humaine vont dans le même sens : notre temps de concentration est limité (entre 3 et 30 minutes) et la pratique de pause est positive.

Si vous avez une to-do-list à rallonge et que vous n’arrivez pas à l’épuiser, la méthode peut vous aider à la vaincre. Le simple fait de jeter un œil au minuteur régulièrement vous incite à vous concentrer d’avantage, être plus productif.

Autre avantage : découper une tache en sous-taches évite d’être frustré, de ne pas avancer assez vite dans la réalisation d’un projet. Les petites étapes sont autant de succès qui génèrent de la motivation.

Enfin, en mesurant le temps passé à la réalisation de votre travail, vous développez une meilleure compétence dans la planification de vos tâches quotidiennes. Vous réduisez votre temps de procrastination qui généralement dépassait largement le temps consacré à votre repos, entre deux « pomodoros ».

Qui utilise la méthode ?

Certaines taches intellectuelles semblent mieux correspondre à la méthode : des journalistes de talents, des ingénieurs l’utilisent afin d’analyser des données ou des informations. Des consultants et de professeurs l’utilisent également à grande échelle, afin de garder un groupe d’étudiants ou des professionnels concentrés sur un sujet. Ils placent une tablette bien en vue, avec une application qui décompte le temps (voir tomato-timer.com)

Le côté « cheap »  voire simpliste de la méthode peut attirer parfois attirer les critiques. C’était pourtant l’idée retenue au départ par son inventeur qui souhaitait rendre accessible à tous, une organisation efficace du travail.

Synthèse :

La méthode suit l’idée que des pauses régulières favorisent l’agilité intellectuelle et se présente en cinq étapes :

  •     le choix d’une tâche à effectuer
  •     Le réglage du pomodoro (minuteur) sur 25 minutes
  •     le travail sur la tâche dans la limite des 25 minutes et la validation du travail effectué (par une croix sur un papier)
  •     Une courte pause (5 minutes)
  •     Une pause plus longue tous les quatre pomodori (15-20 minutes).

RH Solutions 2016 / Marc Laliat

 

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