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Organiser une réunion productive en 4 étapes

CONSEIL D\’EXPERT

Savoir organiser et mener une réunion fait partie intégrante des attributions du consultant indépendant.
C’est même un des aspects du métier sur lequel ont peut faire forte impression et marquer des points.
Pas besoin pour cela, d’être un orateur hors pair.
Il suffit de bien préparer les choses en amont et de respecter quelques principes simples.

 

1 – Cadrage de rigueur

Rien de pire qu’une réunion mal ficelée, mal cadrée, mal préparée, où l’on passe du coq à l’âne sans transition et où l’on ressort avec la fâcheuse impression d’avoir perdu son temps. Pour éviter ce travers, il faut définir en amont de la réunion un cadre de travail et un objectif à atteindre. Le bon réflexe : adresser aux participants un ordre du jour synthétique par e-mail, avant la réunion, rappelant la problématique ciblée, les objectifs visés, l’horaire et le lieu choisi.

 

2 – Choisir un lieu propice

Vouloir faire une présentation de « slides » dans une pièce dépourvue d’écran présente une part de risque non négligeable. Se retrouver à errer dans les couloirs en quête d’un coin de table disponible, faute d’avoir réservé une salle à l’avance est encore pire. Dans tous les cas, il faut s’assurer en amont que l’on pourra disposer d’une salle adaptée aux contraintes techniques de la réunion, ainsi qu’au nombre de participants attendus.

 

 

3 – Structurer l’intervention

Une réunion, c’est comme un match de foot. Pour que tout se passe bien, il faut un arbitre, en l’occurrence l’organisateur, pour mener les débats, distribuer les temps de parole, acter les décisions prises, voire recadrer les choses si certains sortent des clous. A défaut, l’échange peut vite devenir stérile .
Naturellement, ce rôle demande un minimum de finesse et d’empathie pour susciter l’adhésion.

 

4 – Favoriser l’échange

Une réunion réussie est une réunion où chaque participant se sent concerné par le sujet traité et s’implique. Pour emporter cette adhésion, il faut encourager l’échange, inviter les participants à s’exprimer, leur proposer de poser des questions. Bref, faire d’eux des acteurs proactifs et non des spectateurs passifs. Cela implique d’être à l’écoute de son public, de s’adapter à son niveau de connaissances, de s’assurer qu’il intègre bien le propos. Bref, de construire son intervention comme un dialogue et non un monologue.

 

Thibault BERTRAND

RH SOLUTIONS

2012

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